1 มีนาคม 2565 : โลกหลังการแพร่ระบาดของโควิด-19 ที่มีเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นตัวเร่ง สร้างความเปลี่ยนแปลงต่อทุกภาคธุรกิจและองค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ กลายมาเป็นโจทย์ใหม่ที่ท้าทายความสามารถของผู้บริหารยุคใหม่ ว่าจะทำอย่างไรให้ธุรกิจยังอยู่รอดและเติบโตได้ในสภาวะวิกฤติ ทั้งในแง่มุมของการสร้างองค์กรสู่อนาคต และการทำให้เกิดความต่อเนื่องของธุรกิจ การนำเอาเทคโนโลยีดิจิทัลมาเป็นแรงขับเคลื่อนองค์กร จะต้องพบเจอความท้าทายอะไรบ้าง ควรใช้กลยุทธ์อะไร ควรใช้แพลตฟอร์มไหน ข้อดีข้อเสียคืออะไร และทำไม HR กับ IT ถึงมีความสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้

มาร่วมฟังบทสัมภาษณ์แบบเจาะลึกกับตัวแทนผู้บริหารจากบริษัท กัลฟ์ เอ็นเนอร์จี ดีเวลลอปเมนท์ จำกัด (มหาชน) คุณชุติมา สีบำรุงสาสน์ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการใหญ่ สายงานบริหาร ทรัพยากรบุคคล และคุณสกุลรัตน์ ธีระชาติแพทย์ ผู้ช่วยผู้อำนวยการ ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ กับหลายประเด็นน่าสนใจที่ THSUG เลือกมาให้ทุกท่านร่วมเรียนรู้ไปพร้อมๆ กัน

ความท้าทายการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาขับเคลื่อนองค์กร

คุณชุติมา สีบำรุงสาสน์ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการใหญ่ สายงานบริหาร ทรัพยากรบุคคล กล่าวถึง การนำเอาเทคโนโลยีดิจิทัลมาขับเคลื่อนองค์กรต้องพบเจอกับความท้าทายต่างๆ ในเรื่องของ

1.Right Structure, Right Organization Design (โครงสร้างองค์กรต้องใช่ ดีไซน์องค์กรต้องใช่) การออกแบบและเตรียมองค์กรให้พร้อมคือสิ่งที่ควรคำนึงถึงเป็นอันดับแรก ในยุคโควิด-19 หากต้องการให้ธุรกิจดำเนินต่อไปข้างหน้า เรื่อง Business Strategy (แผนกลยุทธ์) คือภาพใหญ่ที่เราจะต้องมองเห็น และตีโจทย์ให้ได้ว่าเราต้องการเติบโตไปในทิศทางไหน ซึ่งต้องมีการบริหารจัดการควบจัดการคู่ไปกับการ Monitor Business อย่างใกล้ชิด และสื่อสารกับคนในองค์กรอย่างสม่ำเสมอ และช่วยเตรียมความพร้อม การคัดสรรคนที่ใช่ มีทัศนคติและทักษะที่เหมาะสมกับเนื้องาน

2.Right Infrastructure, Right Solution (โครงสร้างพื้นฐานต้องใช่ และโซลูชั่นต้องใช่) เมื่อรู้แล้วว่า Business Model และ Employee Journey ในองค์กรเป็นอย่างไร สเตปต่อไปของ HR คือการออกแบบการวางระบบโครงสร้างการใช้งานไอทีแพลตฟอร์มขององค์กร ให้สอดรับกับเทคโนโลยีและรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และพร้อมรับมือกับสภาวะวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง ซึ่ง ณ จุดนี้ HR จะต้องทำงานกับ IT อย่างใกล้ชิด และ

3.Mindset Shift Strategy (กลยุทธ์การปรับกรอบความคิด) Mindset นับเป็นอีกหนึ่งความท้าทายขององค์กรที่ HR ต้องช่วยสนับสนุนให้เกิดขึ้นกับพนักงาน เริ่มด้วยการปรับเปลี่ยนแนวคิด ให้พนักงานเข้าใจและสามารถปรับเปลี่ยนการทำงานจากรูปแบบเดิมๆ ไปสู่รูปแบบใหม่ๆ โดยมีเทคโนโลยีดิจิทัลมาเป็นเครื่องมือสนับสนุนการทำงานที่มีประสิทธิภาพกว่าเดิม ซึ่ง HR จะต้องบริหารจัดการอย่างสมดุลควบคู่กัน โดยพิจารณาทั้งเรื่องของความยั่งยืนสู่อนาคตขององค์กร และบุคลากรที่ต้องดูแล

ส่วนมุมมองทางด้านไอทีคุณสกุลรัตน์ ธีระชาติแพทย์ ผู้ช่วยผู้อำนวยการ ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ให้ความเห็นว่า

1.Communication & Engagement (การสื่อสารและการมีส่วนร่วม) ความท้าทายสำคัญสำหรับ IT คือการสื่อสารกับพนักงานในช่องทางดิจิทัลเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพผ่าน Microsoft Teams และให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตอบสนองและสามารถสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ สอดรับกับ Business Continuity หรือ BCP (แผนบริหารความต่อเนื่อง) ในวันที่สถานการณ์โควิด-19 ไม่รู้จะจบเมื่อไหร่ และยังคงเป็นแผนบริหารความต่อเนื่องในระยะยาว

2. Mobile-First Strategy (กลยุทธ์การทำงานผ่านมือถือ) IT ต้องก้าวผ่านความท้าทาย ในการสร้างประสบการณ์การทำงานแบบไร้รอยต่อ (Seamless Experience) และสามารถทำให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่ (Remote Working) และเกิดปัญหาน้อยที่สุด ด้วย mobile app, mobile platform และ application รวมไปถึงเปลี่ยน paper-based ให้เอกสารอยู่บนออนไลน์มากขึ้น และ

3. Life Safety (ความปลอดภัยของชีวิต) เมื่อพนักงานต้องกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ ความปลอดภัยคือเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ในวันที่โควิด-19 ยังอยู่ IT ต้องบริหารจัดการเรื่องความปลอดภัยของพนักงาน ให้เขาสามารถกลับมาทำงานได้อย่างปลอดภัย ผ่านเทคโนโลยีดิจิทัล เช่น การเปลี่ยนระบบการเข้าออกเป็นแบบ Face ID ซึ่งมีการปรับให้รองรับการใส่ Mask แทนการใช้ Card และระบบสัมผัส

กลยุทธ์ที่เลือกใช้เพื่อสร้างองค์กรสู่อนาคต

คุณชุติมา มองว่า กลยุทธ์ที่เลือกใช้เพื่อสร้างองค์กรสู่อนาคต และทำให้เกิดความต่อเนื่องของธุรกิจนั้น สำหรับ HR การเข้าใจเรื่องโครงสร้างขององค์กรอย่างถ่องแท้ถือเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด กลยุทธ์ Right Organization Model (รูปแบบโครงสร้างองค์กรที่ถูกต้อง) จึงถูกนำมาใช้เป็นหลักตั้งต้นในการบริหารจัดการ เพื่อเตรียมความพร้อมองค์กรสู่ความยั่งยืน ซึ่งมีองค์ประกอบหลายอย่างที่เราควรพิจารณาควบคู่กันไป ได้แก่

1.Business Model : สอดคล้องกับแผนธุรกิจและรองรับการขยายตัวขององค์กรหรือไม่

2.Right Organization, Right Sizing : การลงทุนมีความเหมาะสมกับขนาดองค์กรหรือไม่ การสรรหาทรัพยากรบุคคล การ re-skill พนักงานให้มี Skill Set ในการทำงานที่ตอบโจทย์องค์กร หรือการจัดหา Outsource มาช่วยรองรับทำงานในส่วนที่องค์กรขาดความเชี่ยวชาญ สิ่งไหนมีความจำเป็นมากกว่ากัน และ

3. Productivity : เราสามารถนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาปรับใช้กับกลยุทธ์ ในการช่วยบริหารจัดการเรื่องต่างๆ ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และสอดคล้องกันกับการทำงานได้มากน้อยแค่ไหน ไม่ว่าจะเป็น การออกนโยบาย การบริหารจัดการข้อมูล การวางระบบปฏิบัติการและขั้นตอนการทำงาน หรือแม้แต่ PDPAฯลฯ ซึ่งดิจิทัลโซลูชั่นที่นำมาใช้จำต้องอยู่บนพื้นฐานของ Digital Roadmap (แผนพัฒนาดิจิทัล) ที่วางไว้ นั่นก็คือ มีความปลอดภัย แม่นยำ พร้อมรองรับการขยายตัวของธุรกิจ สะดวกรวดเร็ว ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มประสบการณ์การทำงานที่ดีขึ้นให้แก่พนักงาน (Employee Experience)

ส่วนคุณสกุลรัตน์ มองว่า IT จะโฟกัสกลยุทธ์เรื่อง User Experience (ประสบการณ์ของผู้ใช้งาน) และ Change Management (การบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง) เป็นสำคัญ โดยก่อน Roll out ทุกครั้ง ทีม IT และ HR จะทำงานร่วมกันเพื่อมองหา process ที่สามารถทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุดจากการทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่นร่วมกัน ซึ่งจะต้องมีการสื่อสารถึงประโยชน์และวิธีการใช้งาน การทดสอบการใช้งานเพื่อให้เกิด User Experience ที่ดี

รวมถึงการทำแผน Change Management ซึ่งหลายๆระบบมีการปรับเปลี่ยนการทำงานไปจากเดิม จึงต้องมีการสื่อสารไปที่กลุ่ม Change Agent และรับ Feedback ก่อน แล้วจึงสื่อสารไปยังพนักงาน รวมถึงหา Insight (ข้อมูลเชิงลึก) และ Data Analytics (การวิเคราะห์ข้อมูล) อย่างสม่ำเสมอ เพื่อวิเคราะห์ความพึงพอใจในการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ

ดิจิทัล แพลตฟอร์ม ที่เลือกใช้ในการทรานส์ฟอร์มองค์กร

คุณชุติมา กล่าวว่า สิ่งหนึ่งที่เราเรียนรู้คือ หลายๆ process พอเราเริ่มเอาเทคโนโลยีดิจิทัลเข้าไปช่วย เราก็จะเข้าใจและเห็นถึงความสามารถของระบบมากขึ้น แต่สิ่งที่เกิดก็คือ ข้อจำกัดบางอย่างที่ไม่สามารถทำได้ เพราะการทำงานในยุคดิจิทัล คือการเรียนรู้และแก้ไขไปพร้อมๆ กัน ซึ่งระบบที่เราได้ลองใช้เพื่อสร้าง Digital Journey ให้องค์กร จะประกอบด้วย Key Module ดังนี้

1.Recruitment Module 2. PMS Module และ3HR Core System Module ทั้งนี้ ผู้ใช้งานต้องทำความเข้าใจก่อนว่าในมุมของ User experience ของ Success Factors นั้นไม่สามารถตอบโจทย์องค์กรได้ 100% เนื่องด้วยข้อจำกัดในการใช้งาน ดังนั้น สิ่งที่ควรเรียนรู้กับมัน คือการนำเอาระบบและข้อมูลมาประมวลผล และปรับปรุงแก้ไขอยู่เสมอให้ตรงกับเป้าหมายที่วางไว้ สำคัญที่สุดคือ การมี Agility (ความคล่องตัว) ในการปรับเปลี่ยนสิ่งต่างๆ อย่างรวดเร็วให้สอดคล้องกับสถานการณ์

ด้านคุณสกุลรัตน์ กล่าวเสริมว่า โดยปกติ IT จะมีการใช้แพลตฟอร์มหลายตัว เพื่อรองรับระบบการทำงานต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำงานร่วมกับ HR เพื่อให้สามารถแทร็ก Customer Journey ของงานบนระบบได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่ง ฟังก์ชันที่กำลังจะนำมาใช้เพิ่มเติมของ Success Factors มี ดังต่อไปนี้ 1.Time and Benefit 2.Payroll และ 3.Onboarding Module

ข้อดีและข้อจำกัดของ Success Factors ที่อยากเล่าให้ฟังมีอะไรบ้าง

ท้ายสุดนี้ คุณชุติมา ยังได้เล่าถึงข้อดี และข้อจำกัดของ Success Factors ให้ฟังว่า ข้อดี : Success Factors มีการจัดเก็บด้วยถังข้อมูลที่สามารถผูกรวมเข้ากับ Core Business และ ERP System ซึ่งมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้ สำหรับข้อจำกัด: ค่าใช้จ่ายและข้อจำกัดในการใช้งาน ซึ่งต้องรู้จักนำไปปรับใช้ให้เหมาะสม เพราะไม่ได้ตอบโจทย์การใช้งานทุกครั้งไป

คุณสกุลรัตน์ เล่าว่า ข้อดี : เหมาะสมกับการทำงานในหลายๆ ฟังก์ชัน ช่วยจัดเก็บข้อมูล และสามารถ scale ได้ตามการเติบโตขององค์กร ไปยังประเทศต่างๆ ทั้งยังตอบโจทย์กับการทำ PDPA หรือกฎระเบียบต่างๆ ในระดับสากล

ข้อจำกัด : ระบบ Success Factors เป็นระบบ Software As a Service (SAS) ซึ่งใช้งานร่วมกับคนทั้งโลก จึงมีข้อจำกัดในการ Customize ที่ทำได้ยากกว่า การทำระบบแบบ In-House ด้วยตนเอง สรุปง่ายๆ คือ การนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้เกิดประโยชน์สูงสุดในองค์กร นอกจากจำต้องคำนึงเรื่องกลยุทธ์ เป้าหมายและแผนการดำเนินงานแล้ว ยังต้องพิจารณาในเรื่องของรูปแบบองค์กร บุคลากร ประสบการณ์ และความพร้อมในหลายๆ ด้าน ซึ่งหากองค์กรไหนสามารถทำได้ และหมั่นเอาประสบการณ์เหล่านั้นมาปรับใช้ ประยุกต์ และเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสม จะช่วยต่อยอดและนำพาธุรกิจให้ไปสู่เป้าหมายได้อย่างที่ตั้งใจ